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Son documentos equivalentes a la factura de venta los previstos en el articulo 1.6.1.4.6 del Decreto 1625 de 2016 (Único Reglamentario en Materia Tributaria y aquellos que señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, de conformidad con la competencia establecida en el inciso 4 del articulo 616-1 del Estatuto Tributario, establecidos en el articulo 15 dela presente resolución.

El documento equivalente electrónico deberá implementarse de conformidad con las características, condiciones, plazos, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para la interoperabilidad, interacción, generación, numeración, transmisión, validación, expedición y entrega que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

Características del Documento Equivalente Electrónico​ P.O.S.

• Estar denominado expresamente como Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.
• La firma digital que permite garantizar la integridad, autenticidad del documento.
• Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
• Incluye el Código Único de documento electrónico – CUDE.
• Otros documentos relacionados con el proceso son las Notas de ajuste del documento equivalente electrónico, que constituyen el medio por el cual se realiza anulación o corrección del documento equivalente.

Requisitos específicos del documento equivalente electrónico​

Además de los requisitos comunes contemplados en el articulo 19 de la presente Resolución, el
documento equivalente electrónico deberá cumplir con requisitos específicos que se indican
a continuación:

1. Tratándose del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., deberá indicar cantidad, unidad de medida, y descripción especifica y Codigos que permitan la identificacion de los bienes vendidos y/o servicios prestados, utilizando códigos que permitan la identificación y relación de los mismos.
   • Permitir la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta.
   • Identificar los bienes o servicios, con indicación del departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas e impuesto nacional al consumo asociadas a cada bien o servicio.
   • La agrupación de los bienes y/o servicios puede hacerse en forma diferente a la de departamentos, pero en todo caso, la forma de agrupación que haya escogido el sujeto obligado, deberá poder identificarse en el servidor del punto de venta a en la terminal de venta, según el caso.
   • El articulo exhibido al público deberá encontrarse identificado mediante codigo de barras u otro tipo de identificación interna.
2. Tratándose de la boleta de ingreso a cine, el documento equivalente electrónico deberá indicar el número a nombre de la sala de exhibición y número de sillas totales que la componen, la ubicación indicando la dirección en la que se encuentra la sala de exhibición y nombre de la función a película que será presentada.
3. Tratándose del tiquete de transporte de pasajeros, deberá indicar la descripción especifica del servicio prestado, indicando el modo de transporte a tipo de operación, el número de identificación del vehículo y el media de transporte, empresa de transporte a la que se encuentra afiliada, lugar de origen y lugar de destino.
4. Tratándose del extracto, deberá indicar la descripción especifica del servicio prestado.
5. Tratándose del tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros, deberá indicar la descripcion especifica o genérica del bien y/o prestación del servicio.
6. Tratándose del documento en juegos localizados el mismo deberá indicar los siguientes requisitos:
   • El numero de instrumentos de juego y discriminación e identificación de cada una de las máquinas o juego.
   • Dirección en que se encuentra el establecimiento; en caso de ser virtual suministrar Ia dirección de internet y la dirección IP.
   • El valor de la base o deposito en dinero y el valor de lo pagado en cada una de las maquinas o juego, cuando aplique.
   • El valor diario por cada instrumento de juego y la discriminación e identificación de cada una de las máquinas o juego.
   • valor del Impuesto sobre las Ventas -IVA. en el último documento resumen en juegos localizados – relación diana de control de ventas del periodo que se declara.
   • Detallar el nombre e identificación del serial de la máquina utilizada en los juegos localizados tales como: máquinas tragamonedas, bingos, videobingos, esferódromos y los operados en casino y similares y detallar el valor de los impuestos del orden nacional a que haya lugar en la operación del juego.
7. Tratándose de la boleta, fracción o formulario en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados, el mismo deberá indicar con los siguientes requisitos:
   • Indicar si se trata de boleta, fracción o formulario.
   • Tener la fecha que debe corresponder al día en que se realizaron las operaciones.
   • Contener nombre o razón social y Número de identificación Tributaria (NIT) del sujeto obligado.
   • Contener el número y valor de la boleta, fracción, formulario, cartones, billetes o instrumento que da derecho a participar en el juego.
8. Tratándose del documento expedido para el cobro de peajes, deberá indicar la descripción. especifica o genérica de bienes o servicios y la categoría a la cual pertenece el vehículo por el cual se realiza el pago de la tarifa de peaje.
9. Tratándose del comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores, deberá indicar la descripción especifica o genérica de bienes o servicios y el valor de las comisiones a favor de la Bolsa y de otras remuneraciones que obtengan estas entidades.
10. Tratándose del documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities, deberá indicar el valor de las comisiones a favor de la bolsa y de otras remuneraciones que obtengan estas entidades.
11. Tratándose del documento expedido para los servicios públicos domiciliarios, deberá indicar la descripción especifica o genérica de bienes o servicios, los descuentos, financiación, subsidios, otros cargos e ingresos asociados.
12. Tratándose de la boleta de ingreso a espectáculos públicos de las artes escénicas, y otros espectáculos públicos, deberá indicar:
    • La descripción especifica o genérica de bienes o servicios.
    • El codigo Unico del evento – Codigo PULEP.
    • El nombre del evento, sala, escenario, puesto y/o localidad asignada e indicar la palabra «cortesía», cuando aplique.
    • Incorporar el número y valor de la boleta o instrumento que da derecho a participar en el espectáculo público.

¿Sujetos obligados a generar y transmitir el Documento Equivalente Electrónico?

Son sujetos que podrán generar y trasmitir para validación el documento equivalente electrónico quienes se encuentren obligados a facturar y opten por expedir cualquiera de los documentos equivalentes señalados en el articulo 15 de la presente Resolución.

Los sujetos obligados a facturar de que tratan los artículos 1.6.1.4.2 del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el articulo 7 de esta Resolución podrán expedir los documentos equivalentes conforme lo dispuesto en el articulo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el articulo 15 de esta Resolucion, cuando se trate de venta de bienes o prestación de servicios allí contemplados. No obstante, cuando se trate de venta de bienes o prestación de servicios diferentes a los allí contemplados, deberán expedir factura electrónica de venta.

Los sujetos que expidan los documentos equivalentes de que trata el presente articulo, en todos los casos podrán expedir la factura electrónica de venta en las operaciones que se indican para cada uno de los citados documentos.

¿Cómo se Puede Generar el Documento Equivalente Electrónico ?

• Por medio de los servicios de un Proveedor Tecnológico. Para este caso puedes usar nuestra herramienta tecnológica BILIDOX que incluye esta funcionalidad totalmente GRATIS.
• A través de un Software Propio adquirido por el responsable.
• A través del servicio gratuito de la DIAN.

Documentos que pueden ser ​emitidos Electrónicamente

• Documento equivalente electrónico.
• Notas de ajuste del documento equivalente electrónico.

Tener en cuenta para el Documento Equivalente Electrónico

1. Para realizar el registro se recomienda tener actualizado el Registro Único Tributario -RUT- con la información vigente del representante legal.
2. ​Luego de manifestar su interés de emitir el Documento equivalente electrónico, Ingresando a la pagina de la DIAN https://www.dian.gov.co/, al servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, en donde se encuentra la opción de otros documentos electrónicos, y seleccionar la funcionalidad del documento equivalente electrónico, Dispondrá de tres meses para realizar las pruebas de habilitación del software, en el servicio dispuesto por la DIAN.
3. Pasados los tres meses si no ha logrado habilitar su solución de software, podrá volver a intentarlo las veces que lo requiera, hasta lograrlo.
4. Luego de superar satisfactoriamente dichas pruebas, ingresando al portal web de la DIAN, deberá indicar la fecha a partir de la cual inicia a emitir el Documento equivalente electrónico.
5. Desde esta fecha el habilitado es obligado a emitir el Documento equivalente electrónico electrónicamente.

Normatividad Vigente

• RESOLUCIÓN NUMERO 000165 (01 NOVIEMBRE 2023). Por la cual se desarrolla el sistema de facturación, los proveedores tecnológicos, se adopta la versión 1.9 del anexo técnico de factura electrónica de venta, se expide el anexo técnico 1.0 del documento equivalente electrónico, y se dictan otras disposiciones en materia del sistema de facturacion.
• RESOLUCIÓN NUMERO 000008 (31 ENERO 2024). Por la cual se modifica el artículo 23 y parcialmente el parágrafo del artículo 62 de la Resolución 000165 de 2023.
• RESOLUCIÓN NUMERO 000119 (30 JULIO 2024). Por la cual se modifican y adicionan unos artículos a la Resolución 000165 del 1 de noviembre de 2023, modificada por la Resolución 000008 de 2024.

Documento Equivalente Electrónico con Validación Previa

El artículo 9 de la RESOLUCIÓN NUMERO 000167 (30 DICIEMBRE 2021). indica la forma en que la Dian llevará a cabo la validación previa de los documentos equivalente electrónico y de sus notas de ajuste. 

1. El Emisor del documento equivalente electrónico, elabora y envía a la entidad (DIAN) los documentos electrónicos.
2. La entidad (DIAN) ejecutara un proceso de validación.
3. La entidad (DIAN) le enviará al Emisor un mensaje de validación (Exitoso, Fallido, con errores, etc.).
4. Si la validación es exitosa, se debe Emitir y Notificar el documento electrónico.

Especificaciones Técnicas Validación Previa

Para operar con la solución de validación previa de la DIAN, se debe entender el modelo conceptual de comunicación y tecnológico que lo sustenta, el cual involucra:

1. La utilización de UBL 2.1, como lenguaje para el intercambio de información de los documentos electrónicos.
2. El firmado de los documentos electrónicos a través de certificados digitales.
3. la utilización de Web Services para el intercambio seguro de los Documentos Electrónicos.
4. La lógica de validación, respuesta y registro de los documentos y eventos en la DIAN.

En BILIDOX tenemos funcionalidades especializadas, Crea documentos equivalentes electrónicos, con la versión UBL 2.1 https://bilidox.com

BILIDOX – Servicio de transmisión de documentos electrónicos

Consulte el calendario Oficial para la implementación del documento equivalente electrónico en www.dian.gov.co

DIAN – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

El RADIAN es la plataforma de la DIAN que registra la hoja de vida de las Facturas Electrónicas de Venta como Título Valor.

La plataforma RADIAN hace parte del Sistema de Factura Electrónica, la cual permite el registro, consulta y trazabilidad de las Facturas Electrónicas de Venta como Título Valor que circulan en el territorio nacional, así como de los eventos que se asocian a las mismas.

La plataforma RADIAN genera confianza a las personas, empresas e inversionistas sobre quien es el tenedor legítimo de la Factura Electrónica como título valor y su disponibilidad de ser negociada.

Normatividad Vigente

RESOLUCIÓN NUMERO 000042 (05 MAYO 2020). Recepción de la factura de venta y del documento equivalente Es una obligación formal del adquiriente que consiste en exigir y recibir la factura de venta y/o los documentos equivalentes por los bienes y/o servicios adquiridos, en los términos y condiciones establecidos en el artículo 618 del Estatuto Tributario y la presente resolución.

RESOLUCIÓN NUMERO 000015 (11 FEBRERO 2021). Por la cual se desarrolla el registro de la factura electrónica de venta como título valor y se expide el anexo técnico de registro de la factura electrónica de venta como título valor.

RESOLUCIÓN NUMERO 000085 (08 ABRIL 2022). Por la cual se desarrolla el registro de la factura electrónica de venta como título valor, se expide el anexo técnico correspondiente y se dictan otras disposiciones y por ende pueda circular en el RADIAN.

Quién administra el RADIAN

Esta herramienta es administrada por La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN.

Eventos asociados a la Factura Electrónica de venta como título valor

En la plataforma RADIAN podrás registrar, consultar y ver la trazabilidad de los siguientes eventos de la factura electrónica como título valor:

• Acuse de Recibo de la FEV
• Recibo del bien o prestación del servicio
• Aceptación Expresa de la FEV
• Aceptación Tácita de la FEV
• Reclamo de la FEV
• Aval
• Inscripción en el RADIAN de la FEV TV
• Endoso electrónico en propiedad
• Endoso electrónico en garantía
• Endoso electrónico en procuración
• Cancelación del endoso electrónico
• Limitación para circulación de la FEV TV
• Terminación de la Limitación para circulación de la FEV TV
• Mandato
• Terminación del mandato
• Pago de la FEV TV
• Informe para el pago

La información y eventos se pueden consultar en tiempo real en el documento “Certificado de existencia y trazabilidad de la factura electrónica de venta como título valor que circula en el territorio nacional” el cual se genera automáticamente en la plataforma RADIAN.

Ingreso a la plataforma RADIAN

Puedes ingresar al RADIAN de dos formas:

1. Operación directa: Ingresas con un software propio activo en factura electrónica en la plataforma RADIAN.
2. Operación indirecta: Si no tienes un software propio en factura electrónica y quieres ingresar a la plataforma RADIAN a través de un aliado (Proveedor Tecnológico, Sistema de Negociación, Factor).

Cómo se inscribe una Factura Electrónica título valor en RADIAN

Una vez cumplidos y validados los requisitos o eventos mencionados anteriormente y descritos en la Resolución 00015 de 2021 y en el Código de Comercio, el Emisor/Facturador Electrónico o el Tenedor Legítimo – según corresponda – debe tener los soportes que constituyen la factura en título valor, los cuales deben haber sido transmitidos, registrados y validados en el RADIAN.

Luego de ello, requiere manifestar en el RADIAN la voluntad de inscripción, registrando la factura de venta como título valor que circulará en el territorio nacional.

Qué es el documento certificado de existencia y quién lo crea o incluye dentro de RADIAN

Es el documento electrónico que contiene la trazabilidad de los eventos asociados a una factura electrónica de venta como título valor que han sido objeto de registro y es generado por el Sistema de Facturación Electrónica de la DIAN, funcionalidad RADIAN.

Cómo se genera o actualiza el documento certificado de existencia

El documento se genera a partir de los eventos registrados de las facturas electrónicas como título valor de forma automática.

Quiénes pueden hacer uso de RADIAN

Toda persona interesada en poner en circulación dentro del territorio nacional las facturas electrónicas de venta como título valor, pueden hacerlo de forma directa o a través de terceros debidamente habilitados en el RADIAN.

• Toda persona jurídica o persona natural que sea facturador electrónico puede comercializar sus facturas electrónicas de venta con pago a plazo, para lo cual deberá registrar los eventos de la Factura Electrónica en la plataforma RADIAN.
• Las empresas Proveedores Tecnológicos que ya están habilitados para prestar servicios de Factura Electrónica.
• Las empresas que operen como FACTOR.
• Las empresas que operen como Sistemas de Negociación.
• Las personas jurídicas o naturales que deseen realizar la comercialización indirectamente, a través de un proveedor tecnológico, un sistema de negociación o un factor.

Cuáles son los tipos de participantes que pueden habilitarse en RADIAN

• Facturador electrónico (Operación directa e indirecta)
• Proveedor Tecnológico
• Factor
• Sistema de negociación electrónica

Cuáles son los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación

• Un desarrollo informático propio o adquirido – Operación directa
• Un software indirecto – a través de una plataforma de un aliado habilitado en RADIAN (proveedor tecnológico, sistema de negociación y factor).

En BILIDOX tenemos funcionalidades especializadas, Crea y emite eventos electrónicos, ahora con la versión UBL 2.1 https://bilidox.com

BILIDOX – Servicio de transmisión de documentos electrónicos

Consulte el sitio web Oficial – abecé RADIAN en www.dian.gov.co

DIAN – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

Para efectos del control, cuando la venta de un bien y/o prestación del servicio se realice a través de una factura electrónica de venta y la citada operación sea a crédito o de la misma se otorgue un plazo para el pago, el adquirente deberá́ confirmar el recibido de la factura electrónica de venta y de los bienes o servicios adquiridos mediante mensaje electrónico remitido al emisor para la expedición de la misma.

En aquellos casos en que el adquirente remita al emisor el mensaje electrónico de confirmación de recibido de la factura electrónica de venta y el mensaje electrónico del recibido de los bienes o servicios adquiridos, habrá́ lugar a que dicha factura electrónica de venta se constituya en soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.

Normatividad Vigente

RESOLUCIÓN NUMERO 000042 (05 MAYO 2020). Recepción de la factura de venta y del documento equivalente Es una obligación formal del adquiriente que consiste en exigir y recibir la factura de venta y/o los documentos equivalentes por los bienes y/o servicios adquiridos, en los términos y condiciones establecidos en el artículo 618 del Estatuto Tributario y la presente resolución.

RESOLUCIÓN NUMERO 000015 (11 FEBRERO 2021). Por la cual se desarrolla el registro de la factura electrónica de venta como título valor y se expide el anexo técnico de registro de la factura electrónica de venta como título valor.

RESOLUCIÓN NUMERO 000085 (08 ABRIL 2022). Por la cual se desarrolla el registro de la factura electrónica de venta como título valor, se expide el anexo técnico correspondiente y se dictan otras disposiciones y por ende pueda circular en el RADIAN.

Eventos de la Factura Electrónica

Se entiende por evento, la ocurrencia relacionada con un Documento Electrónico, declarada por una persona o entidad relacionada con este documento.

Un evento, por contener la firma digital de la persona o entidad que lo origina, es también un documento Electrónico, que deja constancia verificable sobre lo que esta persona o entidad declara sobre el documento electrónico a que se refiere.

La generación de dichos eventos aplican para facturas electrónicas cuyo medio de pago es crédito y requieran disponer esta como título valor. Adicionalmente se requiere que la fecha de emisión de la factura electrónica corresponda a la fecha de generación de está.

• Acuse de recibo de Factura Electrónica de Venta. El adquiriente del bien o servicio (cliente) manifiesta que ha recibido el documento electrónico.

• Recibo del bien y/o prestación del servicio. Se informa que han recibido los bienes o servicios adquiridos.

• Reclamo de la Factura Electrónica de Venta. Se informa al emisor (proveedor) que se rechaza o reclama porque no hay conformidad con el contenido de la factura electrónica de venta. Debe rechazarse dentro de los 3 días hábiles siguientes a la fecha de la recepción de la mercancía o del servicio.

• Aceptación expresa. Se informa al emisor (proveedor) que acepta expresamente el documento generado a su nombre. Debe generarse dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo de la mercancía o del servicio.

• Aceptación Tácita. Deben haber pasado 3 días hábiles desde el recibo del bien o servicio sin que el adquiriente (cliente) haya registrado los eventos de “aceptación expresa” o “reclamo o rechazo de la factura”.

A partir del 13 de julio de 2022, los compradores que adquieran bienes y/o servicios con pago a plazo, deben expedir el acuse de recibo de la factura de venta y el aviso de recibo de las mercancías y/o servicios de forma electrónica, transmitirlo para validación a la DIAN, utilizando, bien sea, el servicio de facturación Gratuito DIAN, su propio software, o el de un proveedor tecnológico.

• Nuestra herramienta tecnológica BILIDOX incluye esta funcionalidad totalmente GRATIS.

Factura Electrónica de venta como Titulo Valor

Es un título valor en mensaje de datos, expedida por el emisor o facturador electrónico, que evidencia una transacción de compraventa de un bien o prestación de un servicio, entregada y aceptada, tacita o expresamente, por el adquirente/deudor/aceptante, y que cumple con los requisitos establecidos en el Código de Comercio y en el Estatuto Tributario, y las normas que los reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan.

Una vez la factura electrónica de venta cómo título valor sea aceptada (expresa o tácita), no se podrá efectuar inscripciones de notas débito o notas crédito, asociadas a dicha factura.

Requisitos Para Que Una Factura Electrónica Sea Un Título Valor

• La Factura Electrónica de venta de igual manera debe cumplir los requisitos previstos en el artículo 621 del Código de Comercio, en el artículo 617 del Estatuto Tributario y la Resolución 000042 de 2020.
• Fecha de vencimiento de la factura electrónica.
• Una vez emitida la Factura Electrónica de venta, el receptor debe remitirle al emisor el evento de acuse de recibo de la Factura Electrónica.
• El receptor deberá remitirle al emisor el documento recibo a satisfacción de los bienes o servicios.
• Finalmente, la factura debe ser aceptada (expresa o tácitamente).

En BILIDOX tenemos funcionalidades especializadas, Crea la recepción y emite los eventos electrónicos, ahora con la versión UBL 2.1 https://bilidox.com

BILIDOX – Servicio de transmisión de documentos electrónicos

Consulte el sitio web Oficial para la implementación de la recepción de documentos electrónicos en www.dian.gov.co

DIAN – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

Es un documento soporte, en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, el cual se deberá generar y transmitir en formato electrónico.

En otras palabras, es un documento que soporta transacciones que se derivan de la adquisición o compra de un bien o un servicio a un proveedor que no es obligado a expedir una factura de venta electrónica.

El documento soporte, Constituye el soporte para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 6 del artículo 616‐1.

Características del Documento Soporte Electrónico​

• Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
• La firma digital que permite garantizar la integridad, autenticidad del documento.
• Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN.
• Incluye el Código Único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente – CUDS.
• Otros documentos relacionados con el proceso son las Notas de ajuste, que constituyen el medio por el cual se realiza anulación o corrección del documento soporte.

¿Sujetos obligados a generar y transmitir el Documento Soporte Electrónico?

Son los adquirentes que sean facturadores electrónicos, contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios y los responsables del impuesto sobre las ventas -IVA, que realizan operaciones de compra de bienes o prestación de servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente y requieren soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA.

¿Cómo se Puede Generar el Documento Soporte Electrónico ?

• Por medio de los servicios de un Proveedor Tecnológico. Para este caso puedes usar nuestra herramienta tecnológica BILIDOX que incluye esta funcionalidad totalmente GRATIS.
• A través de un Software Propio adquirido por el responsable.
• A través del servicio gratuito de la DIAN.

Documentos que Pueden S​er E​mitidos Electrónicamente

• Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
• Notas de ajuste del documento soporte.
• Acuse de recibo

Tener en cuenta para el Documento Soporte Electrónico

1. Para realizar el registro se recomienda tener actualizado el Registro Único Tributario -RUT- con la información vigente del representante legal.
2. ​Luego de manifestar su interés de emitir el Documento soporte en adquisiciones, Ingresando a la pagina de la DIAN https://www.dian.gov.co/, al servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, en donde se encuentra la opción de otros documentos electrónicos, y seleccionar la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, Dispondrá de tres meses para realizar las pruebas de habilitación del software, en el servicio dispuesto por la DIAN.
3. Pasados los tres meses si no ha logrado habilitar su solución de software, podrá volver a intentarlo las veces que lo requiera, hasta lograrlo.
4. Luego de superar satisfactoriamente dichas pruebas, ingresando al portal web de la DIAN, deberá indicar la fecha a partir de la cual inicia a emitir el Documento soporte en adquisiciones.
5. Desde esta fecha el habilitado es obligado a emitir la Documento soporte en adquisiciones electrónicamente; sin embargo, la DIAN no podrá hacer exigible este sistema de control hasta pasado tres meses de la fecha de obligatoriedad.

Normatividad Vigente

• RESOLUCIÓN NUMERO 000012 (09 FEBRERO 2021). Por la cual se modifican y adicionan unos artículos a la Resolución 000042 de 05 de mayo de 2020 y se establecen otras disposiciones. y se adopta el «Anexo técnico de factura electrónica de venta versión 1.8» y el Anexo Técnico “Anexo técnico Documento Soporte Electrónico 1.0”.
• RESOLUCIÓN NUMERO 000063 (30 JULIO 2021). Por la cual se modifican el artículo 1 de la Resolución 000037 y se establece la fecha en la cual quedará disponible cada una de las funcionalidades del sistema de factura electrónica para la implementación de los anexos técnicos de las Resoluciones 000012, 000013 y 000015 de 2021 y se dictan otras disposiciones.
• RESOLUCIÓN NUMERO 000167 (30 DICIEMBRE 2021). Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de factura electrónica, la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, para su transmisión electrónica y se expide el anexo técnico para este documento.
• RESOLUCIÓN NUMERO 000488 (29 ABRIL 2022). Por la cual se modifica el articulo 6 de la resolución 000167 de 30 de diciembre 2021. La generación y transmisión de forma electrónica, deberán implementarse, a mas tardar el primero (01) de agosto de 2022.

Soporte Electrónico con Validación Previa

El artículo 9 de la RESOLUCIÓN NUMERO 000167 (30 DICIEMBRE 2021). indica la forma en que la Dian llevará a cabo la validación previa de los documentos soporte y de sus notas de ajuste. 

1. El Emisor del documento soporte, elabora y envía a la entidad (DIAN) los documentos electrónicos.
2. La entidad (DIAN) ejecutara un proceso de validación.
3. La entidad (DIAN) le enviará al Emisor un mensaje de validación (Exitoso, Fallido, con errores, etc.).
4. Si la validación es exitosa, se debe Emitir y Notificar el documento electrónico.

Especificaciones Técnicas Validación Previa

Para operar con la solución de validación previa de la DIAN, se debe entender el modelo conceptual de comunicación y tecnológico que lo sustenta, el cual involucra:

1. La utilización de UBL 2.1, como lenguaje para el intercambio de información de los documentos electrónicos.
2. El firmado de los documentos electrónicos a través de certificados digitales.
3. la utilización de Web Services para el intercambio seguro de los Documentos Electrónicos.
4. La lógica de validación, respuesta y registro de los documentos y eventos en la DIAN.

En BILIDOX tenemos funcionalidades especializadas, Crea documentos soporte en adquisiciones, con la versión UBL 2.1 https://bilidox.com

BILIDOX – Servicio de transmisión de documentos electrónicos

Consulte el calendario Oficial para la implementación del documento soporte electrónico en www.dian.gov.co

DIAN – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

Es un documento soporte, compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos, el cual se deberá generar y transmitir en formato electrónico.

En otras palabras, es un documento que soporta transacciones que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados.

El documento soporte de pago de nómina electrónica, Constituye el soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 6 del artículo 616‐1.

Características de la Nómina Electrónica​

• Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
• La firma digital que permite garantizar la integridad, autenticidad del documento.
• Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto.
• Incluye el Código Único de documento soporte de pago de Nómina Electrónica – CUNE.
• Otros documentos relacionados con el proceso son las notas de ajuste del documento soporte de nómina electrónica, a través de las cuales se realizan ajustes al documento soporte de pago emitido.

¿Sujetos obligados a generar y transmitir la Nómina Electrónica?

Todos los contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a su cargo, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA cuando aplique.

¿Cómo se Puede Generar una Nómina Electrónica?

• Por medio de los servicios de un Proveedor Tecnológico. Para este caso puedes usar nuestra herramienta tecnológica BILIDOX que incluye esta funcionalidad totalmente GRATIS.
• A través de un Software Propio de nómina electrónica adquirido por el responsable.
• A través del servicio gratuito de la DIAN.

Documentos que Pueden S​er E​mitidos Electrónicamente

• Documento soporte de pago de nómina electrónica.
• Notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.
• Acuse de recibo

Tener en cuenta para la Nómina Electrónica

1. Para realizar el registro se recomienda tener actualizado el Registro Único Tributario -RUT- con la información vigente del representante legal.
2. ​Luego de manifestar su interés de emitir la nómina electrónicamente, Ingresando a la pagina de la DIAN https://www.dian.gov.co/, al servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, en donde se encuentra la opción de otros documentos electrónicos, y seleccionar la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, Dispondrá de tres meses para realizar las pruebas de habilitación del software de nómina electrónica en el servicio dispuesto por la DIAN.
3. Pasados los tres meses si no ha logrado habilitar su solución de software, podrá volver a intentarlo las veces que lo requiera, hasta lograrlo.
4. Luego de superar satisfactoriamente dichas pruebas, ingresando al portal web de la DIAN, deberá indicar la fecha a partir de la cual inicia a emitir la nómina electrónicamente.
5. Desde esta fecha el habilitado es obligado a emitir la nómina electrónicamente; sin embargo, la DIAN no podrá hacer exigible este sistema de control hasta pasado tres meses de la fecha de obligatoriedad.

Normatividad Vigente

• RESOLUCIÓN NUMERO 000013 (11 FEBRERO 2021). Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento.
• RESOLUCIÓN NUMERO 000037 (05 MAYO 2021). Por la cual se establece la fecha en la cual quedará disponible cada una de las funcionalidades del sistema de factura electrónica para la implementación de los anexos técnicos de las Resoluciones 000012, 000013 y 000015 de 2021 y se dictan otras disposiciones.
• RESOLUCIÓN NUMERO 000063 (30 JULIO 2021). Por la cual se modifican el artículo 1 de la Resolución 000037 y se establece la fecha en la cual quedará disponible cada una de las funcionalidades del sistema de factura electrónica para la implementación de los anexos técnicos de las Resoluciones 000012, 000013 y 000015 de 2021 y se dictan otras disposiciones.
• RESOLUCIÓN NUMERO 000151 (10 DICIEMBRE 2021). Por la cual se establece un plazo especial para la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica para empleadores que tienen a su cargo entre uno (01) y diez (10) empleados.
• RESOLUCIÓN NUMERO 000028 (28 FEBRERO 2022). Por la cual se modifican el artículo 1 de la Resolución 000151 DE 2021 y se establece un plazo especial para la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica para empleadores no obligados a expedir factura de venta electrónica.

Nómina Electrónica con Validación Previa

El artículo 9 de la RESOLUCIÓN NÚMERO 000013 (11 FEBRERO 2021). indica la forma en que la Dian llevará a cabo la validación previa de los documentos soporte y de sus notas de ajuste. 

1. El Emisor de la nómina, elabora y envía a la entidad (DIAN) los documentos electrónicos.
2. La entidad (DIAN) ejecutara un proceso de validación.
3. La entidad (DIAN) le enviará al Emisor un mensaje de validación (Exitoso, Fallido, con errores, etc.).
4. Si la validación es exitosa, se debe Emitir y Notificar el documento electrónico.

Especificaciones Técnicas Validación Previa

Para operar con la solución de validación previa de la DIAN, se debe entender el modelo conceptual de comunicación y tecnológico que lo sustenta, el cual involucra:

1. La utilización de UBL 2.1, como lenguaje para el intercambio de información de los documentos electrónicos.
2. El firmado de los documentos electrónicos a través de certificados digitales.
3. la utilización de Web Services para el intercambio seguro de los Documentos Electrónicos.
4. La lógica de validación, respuesta y registro de los documentos y eventos en la DIAN.

En BILIDOX tenemos funcionalidades especializadas, Crea nóminas electrónicas con la versión UBL 2.1 https://bilidox.com

BILIDOX – Servicio de transmisión de documentos electrónicos

Consulte el calendario Oficial para la implementación de la nómina electrónica en www.dian.gov.co

DIAN – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

Es, ante todo, una factura. Esto significa que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, se expide y recibe en formato electrónico.

En otras palabras, es un documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.

Modelo de operación y características de la Factura Electrónica​

El modelo de facturación fue adoptado en el país a través del Decreto 2242 de 2015, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, y su objetivo principal es la masificación en el uso de la factura electrónica en Colombia, y, para ello, facilita la interoperabilidad entre quienes facturan de forma electrónica y quienes adquieren bienes que son facturados por ese medio, con los siguientes elementos:

• Un formato estándar de generación de la factura en XML y UBL V 2.1 para su construcción, el cual es de uso obligatorio para quienes facturan electrónicamente.
• Otros formatos estándar relacionados con el proceso de facturación son las notas débito y crédito a través de las cuales se realizan ajustes a las facturas electrónicas emitidas.
• La firma digital es elemento que permite garantizar la integridad, autenticidad y no repudio de la factura electrónica.
• Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
• Incluye el Código Único de Factura Electrónica CUFE.

Este modelo permite que quienes deseen, pueden voluntariamente postularse para facturar electrónicamente. También le otorga facultades a la DIAN para seleccionar a contribuyentes y/o sectores para que facturen por este medio.

Esta modalidad de operación representa para las empresas una disminución del costo de facturación, respecto de los sistemas de facturación en papel y por computador.

¿Quiénes facturan electrónicamente?

• Los obligados a facturar seleccionados por la DIAN mediante resolución de carácter general.
• Los obligados a facturar según el calendario oficial de la DIAN.
• Quienes voluntariamente decidan adoptar el modelo.

La DIAN dispone de un servicio electrónico para pruebas de habilitación, recepción de ejemplares de factura electrónica, autorización de proveedores tecnológicos y un catálogo con la información de los participantes en factura electrónica.

¿Cómo se Puede Generar una Factura Electrónica?

• Por medio de los servicios de un Proveedor Tecnológico, de acuerdo con la Normatividad relacionada: Decreto 2242 de 2015, compilado por el Decreto 1625 de 2016. Para este caso puedes usar nuestra herramienta tecnológica BILIDOX que incluye esta funcionalidad totalmente GRATIS.
• A través de un Software Propio de facturación electrónica adquirido por el responsable de facturar.
• A través del servicio de facturación gratuito de la DIAN.

Documentos que Pueden S​er E​mitidos Electrónicamente

• Facturas
• Notas Crédito
• Notas Débito
• Acuse de recibo

Tener en cuenta para Facturar Electrónicamente

1. Para realizar el registro se recomienda tener actualizado el Registro Único Tributario -RUT- con la información vigente del representante legal.
2. ​Luego de manifestar su interés de facturar electrónicamente, ingresando a la pagina de la DIAN https://www.dian.gov.co/ en la sección Factura Electrónica – Habilitación, dispondrá de tres meses para realizar las pruebas de habilitación del software de facturación en el servicio dispuesto por la DIAN.
3. Pasados los tres meses si no ha logrado habilitar su solución de facturación, podrá volver a intentarlo las veces que lo requiera, hasta lograrlo.
4. Luego de superar satisfactoriamente dichas pruebas, ingresando al Sistema Muisca de la DIAN, deberá emitir la resolución de habilitación indicando la fecha a partir de la cual inicia a facturar electrónicamente.
5. Desde esta fecha el habilitado a facturar electrónicamente es obligado a facturar por este medio; sin embargo, la DIAN no podrá hacer exigible este sistema de control hasta pasado tres meses de la fecha de obligatoriedad. Normatividad relacionada (Artículo 684-2 de Estatuto Tributario)

Normatividad Vigente

• RESOLUCIÓN NÚMERO 000020. (26 MARZO 2019). Por la cual se señalan los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta con validación previa a su expedición y se establece el calendario para su implementación.
• RESOLUCIÓN NÚMERO 000030 (29 ABRIL 2019). Por la cual se señalan los requisitos de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, así como, las condiciones, términos, y mecanismos técnicos y tecnológicos para su implementación. Adicional en el TITULO III – CAPITULO I – PARAGRAFO 3, estableció que: los obligados a facturar que no estén dentro del Régimen Simple, podrán contar con 2 meses adicionales a la fecha máxima de inicio según la resolución anterior (000020 de 26 Marzo 2019).
• RESOLUCIÓN NÚMERO 000058 (13 SEPTIEMBRE 2019). Por la cual se modifica la fecha máxima para iniciar la expedición de la factura electrónica de venta establecida para el grupo 1 del numeral 2, el parágrafo transitorio y se modifica el literal f) del artículo 3 de la Resolución 000020 del 26 de marzo de 2019.
• RESOLUCIÓN NÚMERO 000064 (01 OCTUBRE 2019). Por la cual se modifica el artículo 3 de la Resolución 000020 del 26 de marzo de 2019, se deroga el parágrafo 3 del artículo 3, los artículos 15,16 y 17 de la Resolución 000030 del 29 de abril de 2019 y la Resolución 000058 del 13 de septiembre de 2019.
• RESOLUCIÓN NÚMERO 000083 (27 NOVIEMBRE 2019). Por la cual se modifica el numeral 15 y se adicionan los numerales 22 y 23 al artículo 1, se modifican el numeral 2 del artículo 9 y el artículo 14 de la Resolución 000030 del 29 de abril de 2019.
• RESOLUCIÓN NUMERO 000042 (05 MAYO 2020). Por la cual se desarrollan los sistemas de facturación, los proveedores tecnológicos, el registro de la factura electrónica de venta como título valor, se expide el anexo técnico de factura electrónica de venta y se dictan otras disposiciones en materia de sistemas de facturación.
• RESOLUCIÓN NUMERO 000012 (09 FEBRERO 2021). Por la cual se modifican y adicionan unos artículos a la Resolución 000042 de 05 de mayo de 2020 y se establecen otras disposiciones. y se adopta el «Anexo técnico de factura electrónica de venta versión 1.8» y el Anexo Técnico “Anexo técnico Documento Soporte Electrónico 1.0”
• RESOLUCIÓN NUMERO 000013 (11 FEBRERO 2021). Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento.
• RESOLUCIÓN NUMERO 000037 (05 MAYO 2021). Por la cual se establece la fecha en la cual quedará disponible cada una de las funcionalidades del sistema de factura electrónica para la implementación de los anexos técnicos de las Resoluciones 000012, 000013 y 000015 de 2021 y se dictan otras disposiciones.
• RESOLUCIÓN NUMERO 000063 (30 JULIO 2021). Por la cual se modifican el artículo 1 de la Resolución 000037 y se establece la fecha en la cual quedará disponible cada una de las funcionalidades del sistema de factura electrónica para la implementación de los anexos técnicos de las Resoluciones 000012, 000013 y 000015 de 2021 y se dictan otras disposiciones.
• RESOLUCIÓN NUMERO 000167 (30 DICIEMBRE 2021). Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de factura electrónica, la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, para su transmisión electrónica y se expide el anexo técnico para este documento.
• RESOLUCIÓN NUMERO 000085 (08 ABRIL 2022). Por la cual se desarrolla el registro de la factura electrónica de venta como título valor, se expide el anexo técnico correspondiente y se dictan otras disposiciones y por ende pueda circular en el RADIAN.

Factura Electrónica con Validación Previa

El artículo 7 de la RESOLUCIÓN NÚMERO 000030 (29 ABRIL 2019). indica la forma en que la Dian llevará a cabo la validación previa de las facturas y de sus notas débito o crédito. 

1. El Emisor de la factura, elabora y envía a la entidad (DIAN) los documentos electrónicos.
2. La entidad (DIAN) ejecutara un proceso de validación.
3. La entidad (DIAN) le enviará al facturador electrónico o a su proveedor tecnológico un mensaje de validación (Exitoso, Fallido, con errores, etc.).
4. Si la validación es exitosa, se debe Emitir y Notificar al cliente del documento electrónico.

Especificaciones Técnicas Validación Previa

Para operar con la solución de validación previa de la DIAN, se debe entender el modelo conceptual de comunicación y tecnológico que lo sustenta, el cual involucra:

1. La utilización de UBL 2.1, como lenguaje para el intercambio de información de los documentos electrónicos.
2. El firmado de los documentos electrónicos a través de certificados digitales.
3. la utilización de Web Services para el intercambio seguro de los Documentos Electrónicos.
4. La lógica de validación, respuesta y registro de los documentos y eventos en la DIAN.

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BILIDOX – Servicio de transmisión de documentos electrónicos

Consulte el calendario Oficial para la implementación de facturación electrónica en www.dian.gov.co

DIAN – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales